Faire une demande d'achat


1. Sur un budget AMU

Pour rappel, un commande AMU se déroule selon la procédure suivante :

Vous envoyez à Audrey un devis qui doit mentionner :
  • Nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
  • Statut et forme juridique de l'entreprise ;
  • Pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;
  • Pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Sirene+ RM + n° du département d'immatriculation) ;
  • Le nom du client (AMU) et ses adresses :
ADRESSE DE LIVRAISON
Aix-Marseille Université
Centre Saint Charles
LPED-UMR 151
Case 10 – Bât.8 – 3ème étage
3 Place Victor Hugo
CS 80249
13331 Marseille cedex 3
ADRESSE DE FACTURATION
Aix Marseille Université
Centre Saint Charles
Service Facturier RECHERCHE
3 PLACE Victor Hugo – Agence Comptable
CS 80249
13331 MARSEILLE CEDEX 3
  • Date du devis et durée de validité du devis ;
  • Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
  • Décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • Prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre ;
  • Frais de déplacement, éventuellement ;
  • Conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
  • Somme globale à payer HT, TTC et taux de TVA applicable (TVA non applicable dans la plupart des cas)

Grace à ces informations, Audrey saisit le bon de commande dans Sifac, un numéro de bon de commande va alors être ajouté dans le tableau de suivi en ligne ici.
Sous 48 heures, le bon de commande est envoyé au prestataire ou fournisseur.
Le prestataire ou fournisseur peut ensuite saisir sa facture sur Chorus, en prenant soin de bien indiquer le numéro de bon de commande reçu ainsi que les adresses de livraison et de facturation ci-dessus.

Lorsque la livraison est faite ou la prestation effectuée, Audrey enregistre le service fait : un numéro apparaît dans la colonne EFS de votre tableau de suivi et donne ainsi l'ordre de payer la facture à l'agence comptable.

  • Merci de faire appel de préférence à un prestataire enregistré à l'AMU(cf. quelques prestataires en bas de la page)
  • Sinon, voici la liste des documents que le prestataire doit fournir avant de faire son devis / prestation : listes des pièces

2. Faire une dépense IRD

  • 1- envoyer le devis à Audrey en indiquant bien le centre de coût où la dépense doit être faite.
  • Vous envoyez à Audrey un devis qui doit mentionner :
  • Nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
  • Statut et forme juridique de l'entreprise ;
  • Pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;
  • Pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Sirene+ RM + n° du département d'immatriculation) ;
  • Le nom du client (AMU) et ses adresses :
ADRESSE DE LIVRAISON
Aix-Marseille Université
Centre Saint Charles
LPED-UMR 151
Case 10 – Bât.8 – 3ème étage
3 Place Victor Hugo
CS 80249
13331 Marseille cedex 3
ADRESSE DE FACTURATION
Délégation régionale sud-est
Institut de Recherche pour le Développement
Le Sextant - 44 boulevard de Dunkerque
13572 Marseille Cedex 02
  • Date du devis et durée de validité du devis ;
  • Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
  • Décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • Prix horaire ou forfaitaire de main d'œuvre ;
  • Frais de déplacement, éventuellement ;
  • Conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
  • Somme globale à payer HT, TTC et taux de TVA applicable (TVA non applicable dans la plupart des cas)
Faire appel de préférence à un prestataire enregistré à l'IRD (cf. quelques prestataires en bas de la page)
Si non, voici la liste des pièces que le prestataire devra fournir avant de faire son devis / prestation:
Listes des pièces


3. Utilisation de la Carte Bleue

RÈGLES D’UTILISATION CARTE ACHAT IRD

La carte achat est un outil de paiement autorisé par décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte bancaire pour des commandes liées aux activités de l'IRD de faible montant auprès de fournisseurs locaux.

Cette offre de service est proposée par BNP PARIBAS en offrant un moyen de paiement rapide et sécurisé pour l'ensemble des bénéficiaires.

Adaptée aux achats non récurrents de l'administration, elle permet d'améliorer et de fluidifier la chaîne de la dépense et de réaliser de réelles économies en allégeant le processus d'approvisionnement.

Éléments essentiels à l'utilisation :

  • Factures à adresser à l’IRD impérativement
  • Utilisée prioritairement pour les achats de proximité et les achats ne pouvant être réalisés que sur des sites internet
  • Plafonnée à 2000 € par achat et 10 000 € par an
  • Carte nominative au porteur, responsable de son utilisation


  • Sont exclus les achats :
    • retrait dans un guichet
    • Achats de proximité sans codes (péages, parking,…)
    • Achats relatifs aux missions : train, avion, taxis, VTC, hôtellerie, titre de transport …
    • Frais de restaurants
    • Achats de fournitures ou de services disponibles sur un marché de l’IRD : fournitures de bureau ou de consommables informatiques, de matériel informatique (MATINFO), de consommables scientifiques (UGAP)…
    • Achats personnels ou sans objet professionnel
    • Achats effectués par téléphone
    • Utilisation du mode de paiement PayPal ou système équivalent

  • L’usage de la carte achats est interdit auprès de certains fournisseurs (liste non exhaustive):
    • "Paypal" (ou système équivalent)
    • SNCF / Air France (ou autre compagnie de transport)
    • Applestore
    • Nespresso / Kusmi Tea /...

RÈGLES D’UTILISATION CARTE ACHAT AMU
AVANT L’ ACHAT

- Exprimer le besoin contacter Audrey et / ou Bénédicte

- Vérifier s’il existe un marché portant sur le même objet

- Vérifier que la dépense est en conformité avec les procédures et la politique d’achat d’AMU

- Utiliser la carte achat et demander une facture libellée au nom d’ AMU


LES ACHATS AUTORISÉS

Achats de fournitures et services récurrents de petits montants

Ex: inscription colloques, publication à l’étranger, petites fournitures administratives et scientifiques, …


LES ACHATS NON AUTORISÉS

Investissement

Travaux

Achats réalisés auprès des titulaires de marchés référencés par l’Université (Ex: LYRECO-UGAP )



Traiteurs testés et approuvés !
La tablée
Contact :MARIE GUILLON LE MASNE
tablee.catering@gmail.com
http://tablee.fr/

Baudiou
contact :Florent Joyaud
boudiou.resto@gmail.com
https://www.boudiou-resto.fr/traiteur/


Noix de coco carotte
>>> catering/ buffet pour petits et grands événements
>>> 0607883806
>>> fb /insta: noixdecococarotte
Clémentine
noixdecococarotte@gmail.com

Acheter du matériel informatique et /ou video
  • BECHTLE DIRECT SAS / DELL / Vidéo plus
Prendre contact avec Louis : louis.arreghnini@ird.fr


Aller au restaurant
CAFFE DI ROMA (Brasserie italienne près de la gare)
Contacter Audrey pour le devis : audrey.ambrosino@ird.fr

Acheter des ouvrages
Demander un devis à Decitre (en indiquant la liste des ouvrages avec l'ISSN ou ISBN...).
decitrepro@decitre.fr
Transmettre le devis à Audrey : audrey.ambrosino@ird.fr

Matériel de bureau
Bruneau : https://www.bruneau.fr
Faire une liste, notez les références et transmettre à Audrey : audrey.ambrosino@ird.fr

Graphiste, illustrateur, photographe...
Julien Vergeot : julien.vergeot@gmail.com
http://julien-vergeot.com/

Faire traduire ou relire
en anglais
Demander un devis à l'un de ces traducteurs et le transmettre à Audrey
editor@mona-lynn.com • www.mona-lynn.com
Phone: (+64) 9 482 1486 • Mobile: (+64) 21 168 0649

Michael PAUL
2 rue Ferrari
13005 Marseille
tél: 06 52 14 81 40
e-mail: mcrpaul@free.fr