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------ {{tocjs}}======Questions administratives====== ====1) Les missions==== Caroline peut apporter un soutien sur les missions des personnes extérieures. Merci de prendre contact avec elle le plus rapidement possible avant la mission (idéalement 3 semaines) A compter du 22/09/2023 (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000048092179) , les taux de prises en charge pour la France sont les suivants : **Repas :** 20€ **Nuitées** (taxe de séjour et petit déjeuner inclus) selon la répartition suivante : - 140 € pour Paris - 120 € pour les grandes villes et les communes de la métropole du Grand Paris - 90 € pour les autres villes de métropole - 120 € pour l'outre-mer ====3) Les stages==== Règles avec taux de gratification au 01/01/2024 Taux actuel : 4,35€ de l'heure Selon le décret du 21 juillet 2009 qui régie le montant des gratifications des stagiaires, une gratification peut être faite si l'étudiant est présent pendant plus de 2 mois consécutifs (ou 308 heures)soit au moins quarante jours au cours de cette période. La gratification est calculée sur la base du plafond horaire de la sécurité sociale (actuellement de 4,05€ de l'heure). Caroline peut vous transmettre une simulation des montants à versés pour chaque mois. Au niveau des assurances pour les déplacements de chez lui à son lieu de stage, l'étudiant doit avoir une assurance responsabilité civile avec l'assurance habitation des ses parents ou bien de son propre logement. De plus, il est couvert par son établissement scolaire (à vérifier dans les conventions de stage). Si des déplacements hors du laboratoire sont prévus, il faudra établir un ordre de mission et indiquer la possibilité de ces déplacements dans la convention de stage. Afin de pouvoir organiser au mieux l'accueil de vos stagiaires, merci de compléter le tableau ci-dessous en cliquant sur le lien : [{{button class="new-window" link="https://amubox.univ-amu.fr/s/3eaSLRBfiyscWtk" nobtn="1" text="https://amubox.univ-amu.fr/s/3eaSLRBfiyscWtk Tableau bord suivi des accueils des stagiaires" title="https://amubox.univ-amu.fr/s/3eaSLRBfiyscWtk Tableau bord suivi des accueils des stagiaires"}}] ====4) Demandes financières au fil de l'eau (CU ou gouvernance)==== Suivi des demandes de soutien financier (sont consignées ici les demandes individuelles et collectives et le processus de décision et la décision ) : [[https://lite.framacalc.org/DemandeBudgetCU Accès au tableau de suivi]] ====5) Faire une demande de cumul d'activités quand on est un chercheur IRD==== remplir, faire signer à Bénédicte et envoyer à caroline Gregoire (caroline.gregoire@ird.fr) le formulaire suivant ; {{attach file="e_drh_adminrh59Formulairecumulactivitsv4.pdf" desc="e_drh_adminrh59Formulairecumulactivitsv4.pdf (0.2MB)" size="original" class="left"}} ====6) Pour faire une commande repro à l'AMU==== Faire la commande sur la plateforme ENT : demande de reprographie, indiquer "recherche" et dans le menu défilant, aller cherche le LPED. ====7) Règles d'utilisation de la carte bleue IRD et AMU==== {{accordion}} {{panel title="RÈGLES D’UTILISATION CARTE ACHAT IRD"}} La carte achat est un outil de paiement autorisé par décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte bancaire pour des commandes liées aux activités de l'IRD / AMU de faible montant auprès de fournisseurs locaux. Cette offre de service est proposée par BNP PARIBAS en offrant un moyen de paiement rapide et sécurisé pour l'ensemble des bénéficiaires. Adaptée aux achats non récurrents de l'administration, elle permet d'améliorer et de fluidifier la chaîne de la dépense et de réaliser de réelles économies en allégeant le processus d'approvisionnement. **Éléments essentiels à l'utilisation :** * **__Factures à adresser à l’IRD / AMU impérativement__** * Utilisée prioritairement pour les achats de proximité et les achats ne pouvant être réalisés que sur des sites internet * Plafonnée à 2000 € par achat et 10 000 € par an * **__Carte nominative au porteur__**, responsable de son utilisation Bénédicte Gastineau est responsable de tous les achats faits avec la CB du LPED. * **Sont exclus les achats**: o Retrait dans un guichet o Achats de proximité sans codes (péages, parking,…) o Achats relatifs aux missions : train, avion, taxis, VTC, hôtellerie, titre de transport … o Frais de restaurants o Achats de fournitures ou de services disponibles sur un marché de l’IRD : fournitures de bureau ou de consommables informatiques, de matériel informatique (MATINFO), de consommables scientifiques (UGAP)… o Achats personnels ou sans objet professionnel o Achats effectués par téléphone o Utilisation du mode de paiement ""PayPal"" ou système équivalent * L’usage de la carte achats est __**interdit**__ auprès de certains fournisseurs (liste non exhaustive): o Paypal (ou système équivalent) o SNCF / Air France (ou autre compagnie de transport) o Applestore o Nespresso / Kusmi Tea /... {{end elem="panel"}} {{end elem="accordion"}} {{accordion}} {{panel title="RÈGLES D’UTILISATION CARTE ACHAT AMU"}} **AVANT L’ ACHAT** - Exprimer le besoin - Vérifier s’il existe un marché portant sur le même objet - Vérifier que la dépense est en conformité avec les procédures et la politique d’achat d’AMU - Utiliser la carte achat et demander une facture libellée au nom d’ AMU **LES ACHATS AUTORISÉS** Achats de fournitures et services récurrents de petits montants Ex: inscription colloques, publication à l’étranger, petites fournitures administratives et scientifiques, … **LES ACHATS NON AUTORISÉS** Investissement Travaux Achats réalisés auprès des titulaires de marchés référencés par l’Université (Ex: LYRECO-UGAP ) Frais de mission => Utilisation de la carte affaire **TYPOLOGIE D'ACHATS** - Hors commissions et cotisations - FRAIS D'INSCRIPTION AUX COLLOQUES - PUBLICATIONS - FRAIS RÉCEPTIONS - FOURNITURES, MATÉRIELS ENSEIGNEMENT, RECHERCHE - FRAIS DE COLLOQUES, SÉMINAIRES, CONFÉRENCES - DIVERS - FOURNITURES D'ENTRETIEN ET DE PETIT ÉQUIPEMENT - AUTRES MATIÈRES ET FOURNITURES NON STOCKÉES - REDEV.CONCESS°, BREVETS, LICENCES, MARQUES, PROC. - CONCOURS DIVERS - FRAIS POSTAUX ET FRAIS DE TÉLÉCOMMUNICATIONS - DOCUMENTATION TECHNIQUE ET BIBLIOTHÈQUES - CATALOGUES ET IMPRIMÉS - ANNONCES ET INSERTIONS - AUTRES PRESTATIONS DE SERVICE - FOIRES ET EXPOSITIONS - FOURNITURES ADMINISTRATIVES - DOCUMENTATION TECHNIQUE - DIVERS FRAIS INTERMÉDIAIRE ET HONORAIRES - ANIMAUX - CONCOURS DIVERS, COTISATIONS - ETUDES ET RECHERCHES **Règles d’or à respecter:** 1 - Ne prêter en aucun cas la carte achat 2 - Respecter les procédures et les politiques d’achats d’AMU 3 - Ne pas faire de dépenses d’investissement ou de travaux 4 - Ne pas faire de dépenses relatives à un déplacement professionnel {{end elem="panel"}} {{end elem="accordion"}} ====8) Règles de gestion mobilité et promotion à l'IRD==== [[https://amubox.univ-amu.fr/s/aPoEeLSDkHPKQog Les règles de gestion des mobilités à l'IRD]] [[https://amubox.univ-amu.fr/s/7ppg7pm3GPGgXYx Les règles de gestion des promotions à l'IRD]]
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