L'encadrement des stagiaires

Au LPED, les doctorants peuvent être amenés à encadrer des stagiaires de différents niveaux, allant de la licence à la deuxième année de Master. Officiellement, ils ont le droit d’apparaître sur la convention de stage, aussi bien en tant que tuteur pédagogique que tuteur de stage. Certaines difficultés peuvent être liées à cette activité, parfois délicates à gérer pour des doctorant.e.s. Ces encadrements doivent servir à l’avancement du travail de thèse, car ils peuvent être très chronophages, surtout pour les premières fois.
Ce compte-rendu fait suite à une réunion entre des doctorants, chercheur.e.s, enseignant.e.s-chercheur.e.s. L’objectif est de prévenir certaines situations et d’aider au bon déroulement de l’encadrement, de par l’expérience des chercheur.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s.

Les bases de l'encadrement

Le premier point, central lors d’une période de stage, concerne la fréquence des réunions et l’intensité de l’encadrement. Il apparaît évident que cela doit être adapté à l’étudiant en question, notamment selon son autonomie et la durée du stage. De manière générale, les stages étant réalisés entre 2 et 6 mois, une réunion hebdomadaire semble être adaptée.
En parallèle, il faut établir un cadre clair avec le ou la stagiaire en termes de disponibilité : quand est-ce que je me rends disponible ? Quelle modalité (mail, téléphone, venir dans le bureau) ? Il faut bien sûr prendre en considération le caractère de l’étudiant, qui peut être plus ou moins à l’aise dans la prise de contact.
Enfin, dès le début du stage, il faut poser un cadre hiérarchique pour éviter les cas de proximité qui pourraient devenir ambigus, notamment à cause de la différence d’âge.
Il incombe à l’encadrant de stage de veiller à ce que l’étudiant.e dispose des conditions nécessaires pour le bon déroulement du stage :

• Bureau
• Ordinateur
• Un accès au nuage de l’OSU (et donc un compte OSU)

Prévenir les difficultés liées à l'encadrement

• Co-encadré le stage avec un titulaire

Le co-encadrement permet de répartir les tâches, particulièrement les plus chronophages (relecture du rapport…). De plus, pour un.e doctorant.e.s sans expérience, la présence d’un titulaire peut permettre d’alléger la charge mentale qui incombe à cet encadrement.

• Bien choisir l’étudiant.e

Les doctorant.e.s doivent prendre garde au choix de l’étudiant à encadrer. Le stage doit, dans la mesure du possible, participer au travail de recherche et l’étudiant.e doit par conséquent avoir un bon niveau. Ne pas hésiter à contacter les enseignant.e.s de la formation pour avoir un avis.

• Faire un rétro-planning

Ne pas attendre la fin du stage pour regarder les premiers résultats/rendus (hypothèses, matériel, méthode). Par ailleurs, il faut prendre en considération la rédaction du rapport, qui doit, dans l’idéal, être rédigé avant la fin du stage. Faire donc un rétroplanning précis. Si le stage prend du retard, il permet d’en prendre conscience rapidement.

• La rédaction du rapport

La rédaction du rapport est un travail qui incombe exclusivement à l’étudiant. Ils sont en formation, donc c’est normal que la rédaction ne soit pas parfaite. Il faut arriver à prendre du recul, même si on peut avoir l’impression qu’on sera jugé avec l’étudiant. C’est son travail, et il ne doit pas en être déposséder par des corrections trop invasives.

• Dans le cas où le stage ne se passe pas bien

Avant d’arriver à certains extrêmes, il est possible de mobiliser des médiateurs : tuteur universitaire, directeur d’unité… De plus, dans le cas où le stage de l’étudiant doit faire l’objet d’un rendu, une rupture de contrat peut avoir des conséquences graves pour lui/elle.

Et après stage ?

Pendant le stage, l’étudiant.e peut être amené à produire, utiliser, traiter des données. Au-delà de la seule question des données, les travaux théoriques, de réflexions voire bibliographiques constituent des productions scientifiques dont les stagiaires sont les auteurs/propriétaires. Bien évidemment, chaque utilisation de ces productions dans le travail de thèse doit être mentionnée comme produite par le ou la stagiaire.
Pour ce qui est des publications, il faut bien entendu laisser la place de premier auteur au stagiaire s’il s’agit de son travail et si c’est lui qui a rédigé. Pour les stagiaires, ces publications constituent un réel enjeu pour la suite : accès en thèse, carrière professionnelle. Il ne faut pas non plus hésiter à les mettre en co-auteur s’ils ont participé d’une quelconque manière (attention aux différences entre disciplines concernant les usages).

Les points de vigilance

RGPD

Il est nécessaire de former les stagiaires aux conditions RGPD. En particulier, les données produites par les stagiaires au cours de leur stage ne leur appartiennent pas (en sciences sociales, on est responsable des données que l’on produit). Dans l’idéal, il faudrait demander aux stagiaires de laisser une vidéo / fiche explicative pour que les données / programmes / traitements et autres ne soient pas perdus.
Par ailleurs, il faut conseiller aux stagiaires de mettre un DOI sur l’ensemble de leur production, même lorsque ce n’est pas publié. Ça marche également pour les productions scientifiques du doctorant, qui pourraient être plagiées par le stagiaire. Le DOI permet de dire que la production m’appartient.

Différence entre tuteur de stage et tuteur pédagogique

Le tuteur pédagogique n’a pas les mêmes missions que le tuteur de stage. La réalisation du stage incombe au tuteur de stage, tout comme la rédaction du mémoire et éventuellement la préparation de la soutenance. Le tuteur pédagogique ne doit, en théorie, pas interférer puisqu’il sera « l’évaluateur » du stage. En revanche, il peut prévenir les difficultés et suivre à distance la bonne réalisation du stage. Son rôle principal consiste en l’évaluation du stage (rapport et soutenance).

En conclusion

L’encadrement de stage doit être une expérience enrichissante aussi bien pour les stagiaires que pour les doctorant.e.s. Ce n’est pas un exercice facile, mais des astuces permettent d’alléger la charge de travail et d’éviter quelques mauvaises surprises. Le travail fourni par les étudiants pendant le stage ne servira pas toujours à alimenter le travail de thèse, mais il peut permettre d’avoir des temps d’échange privilégié avec un étudiant qui travaille sur un sujet proche. Il faut le prendre comme une expérience d’encadrement qui peut apporter plus que des résultats. Enfin, c’est important de savoir prendre du recul et délimiter ce qui fait partie du travail de l’étudiant, et donc de sa responsabilité, et ce qui incombe à l’encadrant, qui n’a finalement la main que sur peu de chose.