Journée du 7 janvier 2020 : Organisation du Pôle Administratif

PJ1 : derniers mails concernant le 7
Merci Laurence

effectivement, le listing de ce qui est fait par tâche (temps consacré notamment) pourra être mis au regard de ce qui est problématique pour les collègues.

Carole


Le 16/12/2019 à 12:19, Laurence Fleury IRD a écrit :
> Bonjour,
>
> Sauf erreur de ma part (plein de mails en retards...), je serai présente le 7 janvier. Je me demande si la présence de Louis pourrait être pertinente aussi.
>
> Je tiens à préciser pour les collègues qui n'étaient pas présentes, que le manque de ressources humaines sur l'équipe administrative est bien identifié comme la source première des problèmes. Ceci est amplifié par fait que les fiches de poste au moment même du recrutement ont dû être un peu décalées des besoinsurgents pour assurer l'obtention de ces postes administratifs, alors que le labo avaient depuis longtemps identifié la nécessité de recruter un personnel gestionnaire de plus. Mieux organiser le fonctionnement du pôle et identifier éventuellement des formations permettrait d'améliorer certains points, mais ne sera pas la réponse àtout. Une réponse positive des tutelles en terme de poste serait bien plus efficace - on en est tous conscient - mais en attendant on doit continuer d'essayer de faire au mieux avec l'effectif présent.
>
> Concernant la préparation du 7 janvier et du rendez-vous avec S Estor, je propose que le pôle administratif chiffre son activité :
> - nombre de commandes en 2019 AMU / idem IRD
> - nombre de missions en 2019 AMU / idem IRD
> - nombre de stagiaires, doctorant ou nouveau personnel accompagné
> - nombre de projets accompagné
> ...
> Si de gros dossiers tordus vous ont fait passer beaucoup de temps, identifiez les. Non pour fustiger les personnes que cela concernait, mais pour voir si les cas soit disant exceptionnels ne sont pas finalement plus quotidiens que nous ne le pensons.
>
> Il est en effet important d'identifier ce qui fonctionne bien et de démontrer aux tutelles que vous assurez une charge de travail importante. Cela peut aider à obtenir un poste ou du soutien ponctuel. Cela peut aussi fournir des éléments de bilan pour l'AG, afinque l'ensemble du LPED comprenne mieux votre travail.
>
> Comme l'écrit Carole, vous avez une fiche de poste et des intérêts propres et il faut que vous soyez claires sur ce que vous souhaitez faire. Cela fait pleinement partie des éléments permettant d'élaborer les scenarios d'amélioration.
>
> Amicalement
> Laurence
>
>
> On 16/12/2019 09:24, carole barthelemy wrote:
>>
>> Bonjour
>>
>> étant chez moi aujourd'hui, ne sachant pas si je pourrai venir à Marseille demain (grève) et avec les journées remplies de mercredi et jeudi, je souhaitais vous faire ce rapide retour du CU dont un des points à l'ordre du jour portait sur le fonctionnement du pôle administratif. Je mets Laurence en copie car elle a représentéles ITA à ce CU. Nous nous sommes basés sur le CR de la DAF pourdiscuter.
>>
>> 1) il a été acté que des compétences en gestion comptable et financière manquent au bon fonctionnement du pôle. Sur ce point, 2 stratégies : continuer, bien sûr, à demander un poste à l'AMU (Jocelyne ne part pas cette année à la retraite) ou à l'IRD (difficile également). J'ai discuté de cela avec S.Estor et elle se propose de nous rencontrer pour en discuter. On va la rencontrer en janvier.
>>
>> Concernant ce "manque", on s'est interrogé sur la possibilitéde formations qui seraient possibles de faire mais cela est à discuter avec vous, ne sachant pas si cela vous intéresse, rentre dans le profil de poste...
>>
>> 2) le second point souligné par la DAF concerne_l'organisation du travail en interne_, la difficulté de réaliser un suivi efficace entre missions, bons de commande et projets. La réunion prévue du 7 janvier pourrait être l'occasion de travailler cela. Les collègues EC et IRD vont faire remonter ce qui les pénalise le plus - on échange sur ces points avec votre point de vue - et on dresse "ce qui est améliorable" / ce qui ne l'est pas car ça ne relève pasde vous / ce que vous ne savez pas faire car ça ne relève pas de vos compétences. Enfin, on pourrait ainsi aboutir à une matrice où se dessineraient ce qui va, est bien rodé / ce qui pose des problèmes / et des solutions à court et long terme.
>>
>> Voilà pour l'essentiel,
>>
>> Si Laurence est disponible le 7, son regard extérieur serait bienvenu,
>>
>> Pour ma part, j'ai une surveillance d'examens de 13hs à 15hs mais dispo avant et après.
>>
>> Merci
>>
>> Carole




PJ 2 : COMPTE RENDU REUNION DU 27/11/2019

Personnes présentes : réunion téléphonique
Zinab SAIDI, CATARSI Christelle, Bénédicte GASTINEAU, Carole BERTHELEMY

Objet : Point sur la situation du LPED suite aux interventions de Mme CATARSI

1) Missions qui doivent être encore opérées pour la clôture d’exercice 2019 :

Pour les missions :
• Christelle continuera d’intervenir à distance jusqu’au 31/12/2019.
• Christelle a envoyé à Bénédicte un état des missions restant à liquider (concernant les dernières missions de novembre / décembre) lors de la réunion téléphonique. Un dernier état lui a été envoyé ce jour.
Pour les commandes :
• Relancer les derniers fournisseurs pour qu’ils mettent sur Chorus leur facture urgemment
• Récupérer les derniers bons de livraison et les transmettre à Christelle pour services faits et validation des dernières factures.

2) Outils mis en place et conseils pour l’avenir

• Afin de fluidifier la gestion des opérations financières (Commandes, missions,) Christelle CATARSI a suggéré la création d’une boite mail afin de centraliser toutes les pièces justificatives (devis, Bl..) et les demandes des personnels et enseignants chercheurs pour les missions. Celle-ci a été mise en place et fonctionne avec succès.

• Une demande en attente à la DAF Recherche a été émise par Mme GASTINEAU afin de changer la répartition des budgets sur Eotp (en attente d’arbitrage)
• Importance de rappeler aux enseignants chercheurs de fournir leur justificatif de mission rapidement après leur mission pour que le traitement des liquidations soit le plus rapide possible.
Mme GASTINEAU et Mme BETHELEMY sont très inquiètes quant au recrutement d’un poste de gestionnaire financier.
Elles demandent la procédure pour un recrutement sur 2020. Nous les avons orientées vers la DRH Pharo pour obtenir la marche à suivre.

1. Analyse et constat des facteurs responsables des difficultés rencontrées en gestion financière au LPED

- Un partage des tâches qui n’est pas toujours clair et pas toujours le plus efficace ; Il faudrait que ce soit la même personne qui fasse les bons de commandes (AMU) et les missions (AMU)
- Un certain manque de compétence dû au fait qu’il n’y a pas de gestionnaire dont le cœur de métier est la gestion financière. (Assistance de direction etc…)
- La charge de travail qui pèse sur le pôle administratif est trop importante et ne permet pas au quotidien, un suivi des dossiers régulier et rigoureux de la gestion financière (workflow, état des missions, état des commandes).
- Un manque de ressources. La quantité de travail de gestion de crédits AMU nécessite un poste de gestionnaire à mi-temps s’il la/le gestionnaire est totalement autonome (c’est à dire qualifiée sur l’outil SIFAC), ou alors à plein temps dans le cas contraire, si la/le gestionnaire resterait encore seulement SIFACWEB et émetteur de ticket.

4) Conclusion
La situation difficile de la gestion financière du LPED a cependant été rétablie avec l’intervention de Christelle CATARSI et a permis de remettre à jour le suivi des opérations financières courantes du laboratoire. Ceci permettra de clôturer l’exercice du CF 9800U133 dans les temps.
Madame CATARSI Christelle a apporté une aide précieuse.

• Ses compétences techniques et professionnelles ont permis au LPED d’avoir une situation de la gestion financière à jour au moment de la période de clôture.

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