Accompagner et soutenir l'équipe administrative du LPED dans ses missions (RH, finances, H&S...)
Garantir la transparence, la cohérence et l'équité dans l'écoute et le respect des différentes contraintes, humaines, professionnelles et institutionnelles.
NB : Raison d'être de l'équipe administrative : Permettre à tous d'accéder aux ressources et moyens nécessaires au travail de la recherche et de la formation à la recherche dans la transparence, la cohérence et l'équité
Rôles
Point de départ des travaux = premier inventaire des tâches : Tableau des tâches
- Aider l'équipe administrative à prioriser ses taches dans les moments du surcharge.
- Améliorer les procédures d'accès au moyens et ressources au labo (missions, rh, finances..., les faire respecter et évoluer
- Valider la répartition des tâches et missons au sein de l'équipe administrative
- Soutenir l'équipe administrative dans son processus d'amélioration
- Préparer les demandes budgétaires AMU et IRD et l'arbitrage des moyens pour le Conseil d'Unité
- Porter la reflexion sur la stratégie de recrutement
- Discuter les points de crispation et les dysfonctionnements et proposer des solutions
- Etre un lieu de dialogue et de médiations entre l'équipe Admin et les bénéficiaires
- Porter une réflexion et des propositions de résistance à la bureaucratisation de la recherche
- Veiller sur les problème d'Hygiène et sécurité et sur les conditions de travail
- Expliquer les procédures et enregistrer les questions pour pouvoir y répondre, voire les faire évoluer
- Orienter les personnels du LPED dans leurs interactions avec les tutelles
Tâches opérationnelles
RH :
Informer les membres du LPED sur les calendriers d'évaluation CET, ..;
Organiser les évaluations annuelles des ITA
Organiser les demandes de postes pour la DAM IRD
Veille sur les profils des concours IRD, répondre aux demandes de soutien des candidats
Accompagner la mise en oeuvre des recrutements AMU (ATER, MC , Prof, Admin) avec les personnes compétentes au labo
Organiser l'accueil des nouveaux membres (wiki, livret, trombi, réunions d'accueil..)Présenter les nouveaux arrivants aux collègues, veiller à la complétude du trombinoscope
faire remonter auprès de la direction les problèmes individuels à gérer avec les tutelles
Finances :
arbitrer les dépenses inférieures à 700€ sur le budget du labo
rendre disponible et compréhensible les points de suivi de budget
valider le calendrier annuel des dépenses et de la clôture
Logistique
Politique de gestion des déchets: rediger un guide et cherche des solutions avec les tutelles
Réviser la politique de gestion des stocks (informatiques, fournitures, mobilier...)
Procédures administratives
valider les procédures à mettre sur le Wiki (par l'équipe admin)
valider la répartition des taches dans l'équipe admin avec les personnes intervenantes et à quels niveaux
penser la diffusion de ces informations sur l'équipe Admin, notamment sur le wiki
recueillir les questions, partages d'expériences sur les procédures: répondre , documenter le Wiki
Hygiène et sécurité
clarifier les différenctes tâches, procédures, responsabilités... dans le domaine H&S
veiller à la formation des agents concernés en accord avec l'agent de prévention H&S
veiller au renseignement régulier du document unique
faire remonter les problèmes auprès des tutelles
veiller à l'affichage de l'information/ressources en lien avec les conditions de vie au travail (accidents, harcelement...)
intégrer un volet H&S dans les réunion d'accueil (cahier/ appli AMU/IRD)
Traiter des questions de formation collectives et individuelles (sauf en Hygiène et sécurité) : c'est le comité enseignement et formation qui prend cette mission en charge
