Partir en mission IRD


Ne pas hésiter à consulter le Vademecum des déplacements à l'IRD

Le référent mission : Caroline Lajuncomme
A contacter de préférence par mail : Caroline Lajuncomme (04 13 55 07 46)



1.Je me connecte sur le portail SAP pour faire ma demande d'ordre de mission

Accéder au portal SAP

2. Je réserve mes titres de transport sur Concur ca a changé : sur NOTILUS
Le portail CONCUR est accessible en suivant directement le lien ci-dessous :
Accéder à CONCUR

Identifiant : votre adresse courriel professionnelle (prénom.nom@ird.fr)
Mot de passe provisoire : Bienvenue%123
  • Pour m'aider :
Le tutoriel CONCUR
Attention en fin de réservation de billet sur concur, vous devez valider en cliquant sur un bouton rouge en haut à droite : "envoyer l'ordre de mission", le devis du trajet choisi est ainsi envoyé au service des missions de l'IRD qui le met en lien avec votre demande de mission sur le portail, et émet le bon de commande qui permet l'achat définitif du billet.

Si le vol que vous souhaitez n'est pas proposé par le portail ou si le portail ne fonctionne pas, il existe un formulaire de demande de transport à renvoyer à : ird@fr.fcm.travel . Téléchargez le !

3. Je réserve mon hébergement sur Ialbatros

Les agents de l'IRD ont la possibilité de réserver leur hébergement (à titre individuel ou collectif) depuis la métropole, en France, en outre-mer et à l'étranger via le portail iAlbatros sans aucune avance de frais.

Le portail iAlbatros vous permet d'accéder à une large offre d'hébergement tout en intégrant la politique des déplacements de l'IRD.
Pour accéder à la plateforme de réservation, faire une demande de mot de passe auprès de walter.herisson@ird.fr
Votre identifiant = votre adresse de messagerie IRD
A votre première connexion au portail, vous devez personnaliser votre profil.

Pour rappel :
Le vadémécum des déplacements de l'IRD prévoit, la prise en charge de l'hébergement, sur production de la facture originale acquittée, dans les conditions suivantes :
Pour la métropole
Indemnité journalière : 110 â?¬ (hébergement + petit déjeuner)
Aux frais réels, si le justificatif est d'un montant inférieur à 110 â?¬
Remboursement de 110 â?¬ si le justificatif est d'un montant supérieur ou égal à 110 â?¬
Hors métropole
Indemnité journalière = 65 % frais hébergement et 2 x 17.5 % frais de repas
Vous pouvez consulter le montant des indemnités journalières à l'étranger sur le site du MINEFI

Les demandes de réservation urgentes (24 h avant la date d'arrivée à l'hôtel) ne pourront pas être traitées
Nota : numéro de téléphone du plateau de réservation pour toute modification, annulation et assistance : 01 82 88 74 45

  • Pour m'aider :
Le tutoriel iAlobatros

4. Retour de mission

Dès le retour de mission, le missionnaire doit faire parvenir les pièces justificatives par courrier à l'attention de :
Fatima Zahra ASSEFFAR
Gestionnaire Missions et voyages
Délégation Régionale Sud-Est
  • Institut de Recherche pour le Développement
44, bd de Dunkerque - Le Sextant CS 90009
13572 Marseille cedex 02


Attention : conserver une copie des pièces.

Les pièces justificatives sont :

â?¢ Ordre de mission complété (dates et horaires et signé recto/Verso)
â?¢ Cartes d'embarquement originales ou copie si le billet n'est pas payé par l'IRD
â?¢ Titres de transport originaux (avion, train, métro, bus,â?¦)
â?¢ Pour le remboursement des billets d'avion ou de train achetés par l'agent â?? facture originale au nom de l'agent acquittée
â?¢ Facture d'hôtel originale ou attestation d'hébergement
â?¢ Pour les remboursements de taxes aéroport, des frais de visa, de passeports, de vaccination - facture originale acquittée et copie de la page du passeport concernée.
â?¢ Frais de parking (sous conditions, voir vadémecum)
â?¢ Taxi (sous conditions, voir vadémecum)


Ne pas hésiter à consulter le Vademecum des déplacements à l'IRD

Le référent mission : Caroline Lajuncomme
A contacter de préférence par mail : Caroline Lajuncomme (04 13 55 07 46)

1. Je demande au missionnaire de remplir les formulaires suivants au moins 20 jours avant son départ
Formulaire de demande de mission IRD pour un extérieur
Accéder au formulaire de paiement à l'étranger

image crer_un_agent.png (19.1kB)
Créer un agent extérieur


2.Je vérifie que la personne extérieure a un matricule IRD ou je le crée
Accéder au portal SAP
Sur le portail SAP, onglet informations concernant l'agent, vous avez la possibilité de vérifier si la personne à un matricule (cliquez sur rechercher sur la ligne matricule).
Si la personne a un matricule, vérifiez que les informations sont les bonnes.
Si la personne n'a pas de matricule, il faut en créer un. Onglet Informations concernant l'agent, cliquez sur "créer un agent extérieur". Vous allez devoir renseigner plusieurs informations sur la personne (cliquez sur l'image à gauche de ce texte pour un aperçu du formulaire) .

3. Si l'agent a un matricule et / ou une fois la fiche de création de l'agent remplie, vous pouvez continuer la procédure habituelle et renseigner les autres informations sur la mission : informations déplacement, frais et imputations budgétaires, pièces jointes (Ordre de mission ou attestation de non prise en charge ou attestation de non prise en charge sur l'honneur si la personne n'est pas salariée + RIB de l'agent si création ou fiche de renseignement de paiement étranger si l'agent est étranger + scan d'une pièce d'identité), la fiche d'évaluation des risques le cas échéant.

4. Je réserve ses titres de transport sur Concur
Le portail CONCUR est accessible en suivant directement le lien ci-dessous :
Accéder à CONCUR

Identifiant : votre adresse courriel professionnelle (prénom.nom@ird.fr)
Mot de passe provisoire : Bienvenue%123
  • Pour m'aider :
Le tutoriel CONCUR
Attention en fin de réservation de billet sur concur, vous devez valider en cliquant sur un bouton rouge en haut à droite : "envoyer l'ordre de mission", le devis du trajet choisi est ainsi envoyé au service des missions de l'IRD qui le met en lien avec votre demande de mission sur le portail, et émet le bon de commande qui permet l'achat définitif du billet.

5. Je réserve son hébergement sur Ialbatros

Les agents de l'IRD ont la possibilité de réserver un hébergement (à titre individuel ou collectif) depuis la métropole, en France, en outre-mer et à l'étranger via le portail iAlbatros sans aucune avance de frais.

Le portail iAlbatros vous permet d'accéder à une large offre d'hébergement tout en intégrant la politique des déplacements de l'IRD.
Pour accéder à la plateforme de réservation, faire une demande de mot de passe auprès de walter.herisson@ird.fr
Votre identifiant = votre adresse de messagerie IRD
A votre première connexion au portail, vous devez personnaliser votre profil

Pour rappel :
Le vadémécum des déplacements de l'IRD prévoit, la prise en charge de l'hébergement, sur production de la facture originale acquittée, dans les conditions suivantes :
Pour la métropole
Indemnité journalière : 110 â?¬ (hébergement + petit déjeuner)
Aux frais réels, si le justificatif est d'un montant inférieur à 110 â?¬
Remboursement de 110 â?¬ si le justificatif est d'un montant supérieur ou égal à 110 â?¬
Hors métropole
Indemnité journalière = 65 % frais hébergement et 2 x 17.5 % frais de repas
Vous pouvez consulter le montant des indemnités journalières à l'étranger sur le site du MINEFI

Les demandes de réservation urgentes (24 h avant la date d'arrivée à l'hôtel) ne pourront pas être traitées
Nota : numéro de téléphone du plateau de réservation pour toute modification, annulation et assistance : 01 82 88 74 45

  • Pour m'aider :
Le tutoriel iAlobatros

6. Retour de mission

Dès le retour de mission, le missionnaire doit faire parvenir les pièces justificatives par courrier à l'attention de :
Fatima Zahra ASSEFFAR
Gestionnaire Missions et voyages
Délégation Régionale Sud-Est
  • Institut de Recherche pour le Développement
44, bd de Dunkerque - Le Sextant CS 90009
13572 Marseille cedex 02


Attention : conserver une copie des pièces.

Les pièces justificatives sont :

â?¢ Ordre de mission complété (dates et horaires et signé recto/Verso)
â?¢ Cartes d'embarquement originales ou copie si le billet n'est pas payé par l'IRD
â?¢ Titres de transport originaux (avion, train, métro, bus,â?¦)
â?¢ Pour le remboursement des billets d'avion ou de train achetés par l'agent â?? facture originale au nom de l'agent acquittée
â?¢ Facture d'hôtel originale ou attestation d'hébergement
â?¢ Pour les remboursements de taxes aéroport, des frais de visa, de passeports, de vaccination - facture originale acquittée et copie de la page du passeport concernée.
â?¢ Frais de parking (sous conditions, voir vadémecum)
â?¢ Taxi (sous conditions, voir vadémecum)