Questions administratives

1) Les budgets Enseignants - chercheurs AMU

Copie_de_2020_BUDGETS_AMU_TABLEAU_DE_SUIVI__20_AOUT__AUDREY.xlsx (97.3kB)

2) Les missions

2020
Caroline peut apporter un soutien sur les missions des personnes extérieures. Merci de prendre contact avec elle le plus rapidement possible avant la mission (idéalement 3 semaines)

3) Les stages

Règles avec taux de gratification au 01/01/2021

Taux actuel : 3,90€ de l'heure

Selon le décret du 21 juillet 2009 qui régie le montant des gratifications des stagiaires, une gratification peut être faite si l'étudiant est présent pendant plus de 2 mois consécutifs (ou 308 heures)soit au moins quarante jours au cours de cette période. La gratification est calculée sur la base du plafond horaire de la sécurité sociale (actuellement de 3,90€ de l'heure). Caroline peut vous transmettre une simulation des montants à versés pour chaque mois.

Au niveau des assurances pour les déplacements de chez lui à son lieu de stage, l'étudiant doit avoir une assurance responsabilité civile avec l'assurance habitation des ses parents ou bien de son propre logement. De plus, il est couvert par son établissement scolaire (à vérifier dans les conventions de stage). Si des déplacements hors du laboratoire sont prévus, il faudra établir un ordre de mission et indiquer la possibilité de ces déplacements dans la convention de stage.

Afin de pouvoir organiser au mieux l'accueil de vos stagiaires, merci de compléter le tableau ci-dessous en cliquant sur le lien :
[https://amubox.univ-amu.fr/s/3eaSLRBfiyscWtk Tableau bord suivi des accueils des stagiaires]


4) Un point sur les budgets LPED

Suivi des demandes de soutien financier (sont consignées ici les demandes individuelles et collectives et le processus de décision et la décision ) :
Accès au tableau de suivi

5) Faire une demande de cumul d'activités quand on est un chercheur IRD

remplir, faire signer à Bénédicte et envoyer à caroline Gregoire (caroline.gregoire@ird.fr) le formulaire suivant ;
e_drh_adminrh59Formulairecumulactivitsv4.pdf (0.2MB)

6) Pour faire une commande repro à l'AMU

Faire la commande sur la plateforme ENT ou se déplacer à la repographie sur le campus
Contact : larbi.amghar@univ-amu.fr

7) Règles d'utilisation de la carte bleue IRD et AMU


La carte achat est un outil de paiement autorisé par décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte bancaire pour des commandes liées aux activités de l'IRD / AMU de faible montant auprès de fournisseurs locaux.

Cette offre de service est proposée par BNP PARIBAS en offrant un moyen de paiement rapide et sécurisé pour l'ensemble des bénéficiaires.

Adaptée aux achats non récurrents de l'administration, elle permet d'améliorer et de fluidifier la chaîne de la dépense et de réaliser de réelles économies en allégeant le processus d'approvisionnement.

Éléments essentiels à l'utilisation :

  • * Factures à adresser à l’IRD / AMU impérativement
  • * Utilisée prioritairement pour les achats de proximité et les
    • achats ne pouvant être réalisés que sur des sites internet
  • * Plafonnée à 2000 € par achat et 10 000 € par an
  • * Carte nominative au porteur, responsable de son utilisation
  • Bénédicte Gastineau est responsable de tous les achats faits avec la CB du LPED.

  • * Sont exclus les achats:
    • o Retrait dans un guichet
    • o Achats de proximité sans codes (péages, parking,…)
    • o Achats relatifs aux missions : train, avion, taxis, VTC,
      • hôtellerie, titre de transport …
    • o Frais de restaurants
    • o Achats de fournitures ou de services disponibles sur un marché
      • de l’IRD : fournitures de bureau ou de consommables
      • informatiques, de matériel informatique (MATINFO), de
      • consommables scientifiques (UGAP)…
    • o Achats personnels ou sans objet professionnel
    • o Achats effectués par téléphone
    • o Utilisation du mode de paiement PayPal ou système équivalent

  • * L’usage de la carte achats est interdit auprès de certains
    • fournisseurs (liste non exhaustive):
      • o Paypal (ou système équivalent)
      • o SNCF / Air France (ou autre compagnie de transport)
      • o Applestore
      • o Nespresso / Kusmi Tea /...
AVANT L’ ACHAT
- Exprimer le besoin
- Vérifier s’il existe un marché portant sur le même objet
- Vérifier que la dépense est en conformité avec les procédures et la politique d’achat d’AMU
- Utiliser la carte achat et demander une facture libellée au nom d’ AMU

LES ACHATS AUTORISÉS
Achats de fournitures et services récurrents de petits montants
Ex: inscription colloques, publication à l’étranger, petites fournitures administratives et scientifiques, …

LES ACHATS NON AUTORISÉS
Investissement
Travaux
Achats réalisés auprès des titulaires de marchés référencés par l’Université (Ex: LYRECO-UGAP )
Frais de mission => Utilisation de la carte affaire

TYPOLOGIE D'ACHATS
  • Hors commissions et cotisations
  • FRAIS D'INSCRIPTION AUX COLLOQUES
  • PUBLICATIONS
  • FRAIS RÉCEPTIONS
  • FOURNITURES, MATÉRIELS ENSEIGNEMENT, RECHERCHE
  • FRAIS DE COLLOQUES, SÉMINAIRES, CONFÉRENCES
  • DIVERS
  • FOURNITURES D'ENTRETIEN ET DE PETIT ÉQUIPEMENT
  • AUTRES MATIÈRES ET FOURNITURES NON STOCKÉES
  • REDEV.CONCESS°, BREVETS, LICENCES, MARQUES, PROC.
  • CONCOURS DIVERS
  • FRAIS POSTAUX ET FRAIS DE TÉLÉCOMMUNICATIONS
  • DOCUMENTATION TECHNIQUE ET BIBLIOTHÈQUES
  • CATALOGUES ET IMPRIMÉS
  • ANNONCES ET INSERTIONS
  • AUTRES PRESTATIONS DE SERVICE
  • FOIRES ET EXPOSITIONS
  • FOURNITURES ADMINISTRATIVES
  • DOCUMENTATION TECHNIQUE
  • DIVERS FRAIS INTERMÉDIAIRE ET HONORAIRES
  • ANIMAUX
  • CONCOURS DIVERS, COTISATIONS
  • ETUDES ET RECHERCHES

Règles d’or à respecter:
1 - Ne prêter en aucun cas la carte achat
2 - Respecter les procédures et les politiques d’achats d’AMU
3 - Ne pas faire de dépenses d’investissement ou de travaux
4 - Ne pas faire de dépenses relatives à un déplacement professionnel

8) Règles de gestion mobilité et promotion à l'IRD


Les règles de gestion des mobilités à l'IRD
Les règles de gestion des promotions à l'IRD