Procédures
1) Les missions
Voir procédure detaillées sous le menu support administratifCaroline peut apporter un soutien sur les missions des personnes extérieures. Merci de prendre contact avec elle le plus rapidement possible avant la mission (idéalement 3 semaines)
A compter du 22/09/2023 (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000048092179) , les taux de prises en charge pour la France sont les suivants :
Repas : 20€
Nuitées (taxe de séjour et petit déjeuner inclus) selon la répartition suivante :
- 140 € pour Paris
- 120 € pour les grandes villes et les communes de la métropole du Grand Paris
- 90 € pour les autres villes de métropole
- 120 € pour l'outre-mer
2) Accès campus
Faire ticket sur l'ENT d'AMU, 72 heures avant l'accès. https://ent.univ-amu.fr/esup-helpdesk/stylesheets/ticketAdd.faces
3) Les stages
Règles avec taux de gratification au 01/01/2025Taux actuel : 4,35€ de l'heure
Selon le décret du 21 juillet 2009 qui régie le montant des gratifications des stagiaires, une gratification peut être faite si l'étudiant est présent pendant plus de 2 mois consécutifs (ou 308 heures)soit au moins quarante jours au cours de cette période. La gratification est calculée sur la base du plafond horaire de la sécurité sociale (actuellement de 4,35€ de l'heure). Caroline peut vous transmettre une simulation des montants à versés pour chaque mois.
Au niveau des assurances pour les déplacements de chez lui à son lieu de stage, l'étudiant doit avoir une assurance responsabilité civile avec l'assurance habitation des ses parents ou bien de son propre logement. De plus, il est couvert par son établissement scolaire (à vérifier dans les conventions de stage). Si des déplacements hors du laboratoire sont prévus, il faudra établir un ordre de mission et indiquer la possibilité de ces déplacements dans la convention de stage.
Afin de pouvoir organiser au mieux l'accueil de vos stagiaires, merci de compléter le tableau ci-dessous en cliquant sur le lien :
[https://amubox.univ-amu.fr/s/3eaSLRBfiyscWtk Tableau bord suivi des accueils des stagiaires]
4) Demandes financières au fil de l'eau (CU ou gouvernance)
Suivi des demandes de soutien financier (sont consignées ici les demandes individuelles et collectives et le processus de décision et la décision ) :Accès au tableau de suivi
5) Faire une demande de cumul d'activités quand on est un chercheur IRD
remplir, faire signer à la gouvernance et envoyer à Fanny Huard (fanny.huard@ird.fr) le formulaire suivant ;e_drh_adminrh59Formulairecumulactivitsv4.pdf (0.2MB)
6) Pour faire une commande repro à l'AMU
Faire la commande sur la plateforme ENT : demande de reprographie, indiquer "recherche" et dans le menu défilant, aller cherche le LPED.7) Règles d'utilisation de la carte bleue IRD et AMU
La carte achat est un outil de paiement autorisé par décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte bancaire pour des commandes liées aux activités de l'IRD / AMU de faible montant auprès de fournisseurs locaux.
Cette offre de service est proposée par BNP PARIBAS en offrant un moyen de paiement rapide et sécurisé pour l'ensemble des bénéficiaires.
Adaptée aux achats non récurrents de l'administration, elle permet d'améliorer et de fluidifier la chaîne de la dépense et de réaliser de réelles économies en allégeant le processus d'approvisionnement.
Éléments essentiels à l'utilisation :
Cette offre de service est proposée par BNP PARIBAS en offrant un moyen de paiement rapide et sécurisé pour l'ensemble des bénéficiaires.
Adaptée aux achats non récurrents de l'administration, elle permet d'améliorer et de fluidifier la chaîne de la dépense et de réaliser de réelles économies en allégeant le processus d'approvisionnement.
Éléments essentiels à l'utilisation :
- __Factures à adresser à l’IRD / AMU impérativement__
- Utilisée prioritairement pour les achats de proximité et les
- achats ne pouvant être réalisés que sur des sites internet
- Carte nominative au porteur, responsable de son utilisation
- La gouvernance est responsable de tous les achats faits avec la CB du LPED.
- Sont exclus les achats
- L’usage de la carte achats est interdit auprès de certains
- fournisseurs (liste non exhaustive):
- o Paypal (ou système équivalent)
- o SNCF / Air France (ou autre compagnie de transport)
- o Applestore
- o Nespresso / Kusmi Tea /...
AVANT L’ ACHAT
- Exprimer le besoin
- Vérifier s’il existe un marché portant sur le même objet
- Vérifier que la dépense est en conformité avec les procédures et la politique d’achat d’AMU
- Utiliser la carte achat et demander une facture libellée au nom d’ AMU
LES ACHATS AUTORISÉS
Achats de fournitures et services récurrents de petits montants
Ex: inscription colloques, publication à l’étranger, petites fournitures administratives et scientifiques, …
LES ACHATS NON AUTORISÉS
Investissement
Travaux
Achats réalisés auprès des titulaires de marchés référencés par l’Université (Ex: LYRECO-UGAP )
Frais de mission => Utilisation de la carte affaire
TYPOLOGIE D'ACHATS
Règles d’or à respecter:
1 - Ne prêter en aucun cas la carte achat
2 - Respecter les procédures et les politiques d’achats d’AMU
3 - Ne pas faire de dépenses d’investissement ou de travaux
4 - Ne pas faire de dépenses relatives à un déplacement professionnel
- Exprimer le besoin
- Vérifier s’il existe un marché portant sur le même objet
- Vérifier que la dépense est en conformité avec les procédures et la politique d’achat d’AMU
- Utiliser la carte achat et demander une facture libellée au nom d’ AMU
LES ACHATS AUTORISÉS
Achats de fournitures et services récurrents de petits montants
Ex: inscription colloques, publication à l’étranger, petites fournitures administratives et scientifiques, …
LES ACHATS NON AUTORISÉS
Investissement
Travaux
Achats réalisés auprès des titulaires de marchés référencés par l’Université (Ex: LYRECO-UGAP )
Frais de mission => Utilisation de la carte affaire
TYPOLOGIE D'ACHATS
- Hors commissions et cotisations
- FRAIS D'INSCRIPTION AUX COLLOQUES
- PUBLICATIONS
- FRAIS RÉCEPTIONS
- FOURNITURES, MATÉRIELS ENSEIGNEMENT, RECHERCHE
- FRAIS DE COLLOQUES, SÉMINAIRES, CONFÉRENCES
- DIVERS
- FOURNITURES D'ENTRETIEN ET DE PETIT ÉQUIPEMENT
- AUTRES MATIÈRES ET FOURNITURES NON STOCKÉES
- REDEV.CONCESS°, BREVETS, LICENCES, MARQUES, PROC.
- CONCOURS DIVERS
- FRAIS POSTAUX ET FRAIS DE TÉLÉCOMMUNICATIONS
- DOCUMENTATION TECHNIQUE ET BIBLIOTHÈQUES
- CATALOGUES ET IMPRIMÉS
- ANNONCES ET INSERTIONS
- AUTRES PRESTATIONS DE SERVICE
- FOIRES ET EXPOSITIONS
- FOURNITURES ADMINISTRATIVES
- DOCUMENTATION TECHNIQUE
- DIVERS FRAIS INTERMÉDIAIRE ET HONORAIRES
- ANIMAUX
- CONCOURS DIVERS, COTISATIONS
- ETUDES ET RECHERCHES
Règles d’or à respecter:
1 - Ne prêter en aucun cas la carte achat
2 - Respecter les procédures et les politiques d’achats d’AMU
3 - Ne pas faire de dépenses d’investissement ou de travaux
4 - Ne pas faire de dépenses relatives à un déplacement professionnel
8) Règles de gestion mobilité et promotion à l'IRD
Les règles de gestion des mobilités à l'IRD
Les règles de gestion des promotions à l'IRD
9) Les clés du deuxième est (de 8-2/E-01 à 8-2/E-13)
Les clés des salles communes (pour l'instant,le 4 avril 2024, salle de repos et salle de réunion) sont accessibles dans la boite à clés située dans la salle 8-2/E-05 [la seule qui n'a pas de serrure].Le code de la boite à clés sera transmis oralement.
Si il y a nécessité de changer le code, la procédure de changement du code est dans la boite à clés est ICI ou là !