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======Partir en mission IRD====== FAQ sur l'Intranet : https://www.ird.fr/intranet/preparer-une-mission {{accordion}} {{panel title="JE FAIS UNE DEMANDE DE MISSION POUR MOI" class="panel-success"}} ""<a href="https://drive.google.com/file/d/0B2m1pRiBmR0kN21lYlo0YjNYYWs/view?usp=sharing">Ne pas hésiter à consulter le Vademecum des déplacements à l'IRD </a>"" Le référent mission : Caroline Colin-Jourdan A contacter de préférence par mail : [[caroline.lajuncomme@ird.fr Caroline Colin-Jourdan]] (04 13 55 07 46) **1.Je me connecte sur le portail SAP pour faire ma demande d'ordre de mission** ""<a href="https://portail-du-si.ird.fr/irj/portal"_blank">Accéder au portal SAP</a>"" **2. Je réserve mes titres de transport sur Concur ** ca a changé : sur NOTILUS Le portail CONCUR est accessible en suivant directement le lien ci-dessous : ""<a href="https://eu1.concursolutions.com/signin.asp?host=www.americanexpress.com">Accéder à CONCUR</a>"" Identifiant : votre adresse courriel professionnelle (prénom.nom@ird.fr) Mot de passe provisoire : Bienvenue%123 Pour m'aider : ""<a href="https://drive.google.com/file/d/0B2m1pRiBmR0kZHdsQXZhQlNaaXM/view?usp=sharing" target="_blank"> Le tutoriel CONCUR</a>"" Attention en fin de réservation de billet sur concur, vous devez valider en cliquant sur un bouton rouge en haut à droite : "envoyer l'ordre de mission", le devis du trajet choisi est ainsi envoyé au service des missions de l'IRD qui le met en lien avec votre demande de mission sur le portail, et émet le bon de commande qui permet l'achat définitif du billet. Si le vol que vous souhaitez n'est pas proposé par le portail ou si le portail ne fonctionne pas, il existe un formulaire de demande de transport à renvoyer à : ird@fr.fcm.travel . {{attach file="Formulairedemandedereservationhotelindivtransport_maj_mars_2019.pdf" desc="Téléchargez le !" size="original" class="left"}} **3. Je réserve mon hébergement sur Ialbatros** Les agents de l'IRD ont la possibilité de réserver leur hébergement (à titre individuel ou collectif) depuis la métropole, en France, en outre-mer et à l'étranger via le portail iAlbatros sans aucune avance de frais. ""<a href="https://ird.ialbatros.com/Membership/SignIn"> Le portail iAlbatros</a>"" vous permet d'accéder à une large offre d'hébergement tout en intégrant la politique des déplacements de l'IRD. Pour accéder à la plateforme de réservation, faire une demande de mot de passe auprès de walter.herisson@ird.fr Votre identifiant = votre adresse de messagerie IRD A votre première connexion au portail, vous devez personnaliser votre profil. **Pour rappel : ** Le vadémécum des déplacements de l'IRD prévoit, la prise en charge de l'hébergement, sur production de la facture originale acquittée, dans les conditions suivantes : Pour la métropole Indemnité journalière : 110 â?¬ (hébergement + petit déjeuner) Aux frais réels, si le justificatif est d'un montant inférieur à 110 â?¬ Remboursement de 110 â?¬ si le justificatif est d'un montant supérieur ou égal à 110 â?¬ Hors métropole Indemnité journalière = 65 % frais hébergement et 2 x 17.5 % frais de repas Vous pouvez consulter le montant des indemnités journalières à l'étranger sur le site du ""<a href="http://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais"_blank"> MINEFI</a>"" Les demandes de réservation urgentes (24 h avant la date d'arrivée à l'hôtel) ne pourront pas être traitées Nota : numéro de téléphone du plateau de réservation pour toute modification, annulation et assistance : 01 82 88 74 45 Pour m'aider : ""<a href="https://drive.google.com/file/d/0B2m1pRiBmR0kb1NKOV8xN0ZldW8/view?usp=sharing" target="_blank"> Le tutoriel iAlobatros</a>"" **4. Retour de mission** Dès le retour de mission, le missionnaire doit faire parvenir les pièces justificatives par courrier à l'attention de : //Fatima Zahra ASSEFFAR Gestionnaire Missions et voyages Délégation Régionale Sud-Est Institut de Recherche pour le Développement 44, bd de Dunkerque - Le Sextant CS 90009 13572 Marseille cedex 02 // Attention : conserver une copie des pièces. Les pièces justificatives sont : â?¢ Ordre de mission complété (dates et horaires et signé recto/Verso) â?¢ Cartes d'embarquement originales ou copie si le billet n'est pas payé par l'IRD â?¢ Titres de transport originaux (avion, train, métro, bus,â?¦) â?¢ Pour le remboursement des billets d'avion ou de train achetés par l'agent â?? facture originale au nom de l'agent acquittée â?¢ Facture d'hôtel originale ou attestation d'hébergement â?¢ Pour les remboursements de taxes aéroport, des frais de visa, de passeports, de vaccination - facture originale acquittée et copie de la page du passeport concernée. â?¢ Frais de parking (sous conditions, voir vadémecum) â?¢ Taxi (sous conditions, voir vadémecum) {{end elem="panel"}} {{panel title="JE FAIS UNE DEMANDE DE MISSION POUR UN EXTERIEUR" class="panel-success"}} ""<a href="https://drive.google.com/file/d/0B2m1pRiBmR0kN21lYlo0YjNYYWs/view?usp=sharing">Ne pas hésiter à consulter le Vademecum des déplacements à l'IRD </a>"" Le référent mission : Caroline Lajuncomme A contacter de préférence par mail : [[caroline.lajuncomme@ird.fr Caroline Lajuncomme]] (04 13 55 07 46) **1. Je demande au missionnaire de remplir les formulaires suivants au moins 20 jours avant son départ** {{attach file="Demande_de_mission_IRD_pour_un_extrieur__lIRD_v2.docx" desc="Formulaire de demande de mission IRD pour un extérieur" size="original" class="left"}} ""<a href="https://drive.google.com/file/d/0B2m1pRiBmR0kUjNhVmJGSnRNc1E/view?usp=sharing" target="_blank">Accéder au formulaire de paiement à l'étranger</a>"" {{attach file="crer_un_agent.png" desc="image crer_un_agent.png (19.1kB)" size="medium" class="right" caption="Créer un agent extérieur"}} **2.Je vérifie que la personne extérieure a un matricule IRD ou je le crée** ""<a href="https://portail-du-si.ird.fr/irj/portal"_blank" target="_blank">Accéder au portal SAP</a>"" Sur le portail SAP, onglet informations concernant l'agent, vous avez la possibilité de vérifier si la personne à un matricule (cliquez sur rechercher sur la ligne matricule). Si la personne a un matricule, vérifiez que les informations sont les bonnes. Si la personne n'a pas de matricule, il faut en créer un. Onglet Informations concernant l'agent, cliquez sur "créer un agent extérieur". Vous allez devoir renseigner plusieurs informations sur la personne (cliquez sur l'image à gauche de ce texte pour un aperçu du formulaire) . **3. Si l'agent a un matricule et / ou une fois la fiche de création de l'agent remplie, vous pouvez continuer la procédure habituelle** et renseigner les autres informations sur la mission : informations déplacement, frais et imputations budgétaires, pièces jointes (Ordre de mission ou attestation de non prise en charge ou attestation de non prise en charge sur l'honneur si la personne n'est pas salariée + RIB de l'agent si création ou fiche de renseignement de paiement étranger si l'agent est étranger + scan d'une pièce d'identité), la fiche d'évaluation des risques le cas échéant. **4. Je réserve ses titres de transport sur Concur ** Le portail CONCUR est accessible en suivant directement le lien ci-dessous : ""<a href="https://eu1.concursolutions.com/signin.asp?host=www.americanexpress.com">Accéder à CONCUR</a>"" Identifiant : votre adresse courriel professionnelle (prénom.nom@ird.fr) Mot de passe provisoire : Bienvenue%123 Pour m'aider : ""<a href="https://drive.google.com/file/d/0B2m1pRiBmR0kZHdsQXZhQlNaaXM/view?usp=sharing" target="_blank"> Le tutoriel CONCUR</a>"" Attention en fin de réservation de billet sur concur, vous devez valider en cliquant sur un bouton rouge en haut à droite : "envoyer l'ordre de mission", le devis du trajet choisi est ainsi envoyé au service des missions de l'IRD qui le met en lien avec votre demande de mission sur le portail, et émet le bon de commande qui permet l'achat définitif du billet. **5. Je réserve son hébergement sur Ialbatros** Les agents de l'IRD ont la possibilité de réserver un hébergement (à titre individuel ou collectif) depuis la métropole, en France, en outre-mer et à l'étranger via le portail iAlbatros sans aucune avance de frais. ""<a href="https://ird.ialbatros.com/Membership/SignIn"> Le portail iAlbatros</a>"" vous permet d'accéder à une large offre d'hébergement tout en intégrant la politique des déplacements de l'IRD. Pour accéder à la plateforme de réservation, faire une demande de mot de passe auprès de walter.herisson@ird.fr Votre identifiant = votre adresse de messagerie IRD A votre première connexion au portail, vous devez personnaliser votre profil **Pour rappel : ** Le vadémécum des déplacements de l'IRD prévoit, la prise en charge de l'hébergement, sur production de la facture originale acquittée, dans les conditions suivantes : Pour la métropole Indemnité journalière : 110 â?¬ (hébergement + petit déjeuner) Aux frais réels, si le justificatif est d'un montant inférieur à 110 â?¬ Remboursement de 110 â?¬ si le justificatif est d'un montant supérieur ou égal à 110 â?¬ Hors métropole Indemnité journalière = 65 % frais hébergement et 2 x 17.5 % frais de repas Vous pouvez consulter le montant des indemnités journalières à l'étranger sur le site du ""<a href="http://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais"_blank"> MINEFI</a>"" Les demandes de réservation urgentes (24 h avant la date d'arrivée à l'hôtel) ne pourront pas être traitées Nota : numéro de téléphone du plateau de réservation pour toute modification, annulation et assistance : 01 82 88 74 45 Pour m'aider : ""<a href="https://drive.google.com/file/d/0B2m1pRiBmR0kb1NKOV8xN0ZldW8/view?usp=sharing" target="_blank"> Le tutoriel iAlobatros</a>"" **6. Retour de mission** Dès le retour de mission, le missionnaire doit faire parvenir les pièces justificatives par courrier à l'attention de : //Fatima Zahra ASSEFFAR Gestionnaire Missions et voyages Délégation Régionale Sud-Est Institut de Recherche pour le Développement 44, bd de Dunkerque - Le Sextant CS 90009 13572 Marseille cedex 02 // Attention : conserver une copie des pièces. Les pièces justificatives sont : â?¢ Ordre de mission complété (dates et horaires et signé recto/Verso) â?¢ Cartes d'embarquement originales ou copie si le billet n'est pas payé par l'IRD â?¢ Titres de transport originaux (avion, train, métro, bus,â?¦) â?¢ Pour le remboursement des billets d'avion ou de train achetés par l'agent â?? facture originale au nom de l'agent acquittée â?¢ Facture d'hôtel originale ou attestation d'hébergement â?¢ Pour les remboursements de taxes aéroport, des frais de visa, de passeports, de vaccination - facture originale acquittée et copie de la page du passeport concernée. â?¢ Frais de parking (sous conditions, voir vadémecum) â?¢ Taxi (sous conditions, voir vadémecum) {{end elem="panel"}} {{panel title="OBTENIR UNE ATTESTATION D'ASSURANCE RAPATRIEMENT - MISSION IRD" class="panel-success"}} //Rédigé le 18 aout 2022// Faire un mail à **certificatesofassistance@internationalsos.com** Préciser dans le corps du mail : - Prénom et Nom (identiques à ceux du passeport) - Date de naissance - Destination - Dates du voyage - Numbership number : 15AYCA622286 (c'est le numéro de souscription du contract IRD) Délai d'obtention de l'attestation : dans les deux jours En cas de problèmes médicaux sur place, contacter le +33 (0)1 55 63 29 10 {{end elem="panel"}} {{end elem="accordion"}}
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